ALLMÄNNA BOKNINGSVILLKOR FÖR O-RINGENS TÄVLINGAR

Dessa Allmänna Bokningsvillkor gäller för  anmälan och bokningar till O-ringen tävlingar i O‑Ringen AB:s bokningsportal på adressen oringen.se under Anmäl & Boka (Bokningsportalen)  för arrangemanget O-Ringen (O‑Ringen) inkluderande kringtänster. O-Ringen AB förbehåller sig rätten att ensidigt ändra dessa Allmänna Bokningsvillkor. Eventuella förändringar träder i kraft tidigast 30 dagar efter det att de ändrade Allmänna Bokningsvillkoren har publicerats i Bokningsportalen.

Dessa villkor för tävling uppdaterades senast 18/1 -21.
Bokningsvillkor för boende: https://nordictravel.se/o-ringen-bokningsvillkor-boende/

1. VEM ÄR ANSVARIG?

1.1 O-Ringen´s tävlingar arrangeras av O‑Ringen AB (O-Ringen AB), org.nr 556937-4084,  Almas allé 9, 756 51 Uppsala. O-Ringen AB ägs till 100% av Svenska Orienteringsförbundet (SOFT) och överskottet från O-Ringen arrangemangen går tillbaka till svensk orientering.

1.2 O-Ringen AB är arrangör och ansvarig för samtliga tävlingsprodukter och kringtjänster som är bokningsbara i Bokningsportalen.

1.3 Nordic Travel i Sverige AB (NT AB), org. nr. 556669–6125, Box 163, 271 24 Ystad, administrerar bokningar, anmälningar och betalningar till tävlingsprodukter och kringtjänster i Bokningsportalen för O-Ringen AB´s räkning. NT AB har således inget ansvar för O-Ringen arrangemangen.

2. HUR OCH NÄR BLIR ANMÄLAN / BOKNINGEN AV TÄVLING BINDANDE?

2.1 Genom att anmäla dig till tävling /boka tävlingsstart i Bokningsportalen godkänner du, Bokaren, dessa vid var tid gällande Allmänna Bokningsvillkor. Dessa Allmänna Bokningsvillkor blir gällande oavsett om du betalt anmälan/bokningen till tävling helt, delvis eller inte alls. Kontrollera därför dessa Allmänna Bokningsvillkor noga i förväg.

2.2 Anmälan till tävling /bokningen av tävlingsstart är bindande för Bokaren. Köp av parkeringsavgifter och kringtjänster är också bindande.

2.3 I de fall då Bokaren anmäler /bokar tävlingsstart åt annan person/andra personer, försäkrar Bokaren i och med anmälan /bokningen, att den person/dessa personer som anmälan avser har tagit del av dessa Allmänna Bokningsvillkor som blir gällande för dem i och med Bokarens anmälan/bokning. Samma sak gäller för kringtjänster.

2.4 I de fall Bokaren genomför en bokning åt barn som är under 18 år är detta tillåtet endast om samtycke ges av den person som har föräldraansvar för barnet.

2.5 Anmälan/bokningar är inte avbokningsbara, ändringsbara eller återbetalningsbara om så inte specifikt anges i dessa Allmänna Bokningsvillkor. Anmälan till tävling /bokning av tävlingsstart är bindande och erlagd avgift återbetalas således inte. Samma sak gäller för kringtjänster.

2.6 O‑Ringen AB förbehåller sig rätten att överlåta våra rättigheter och skyldigheter enligt dessa Allmänna Bokningsvillkor till tredje part.

3. HUR OCH NÄR SKA ANMÄLAN / BOKNING BETALAS?

3.1 Betalning kan göras med betalkort (VISA/ Mastercard) eller via bankgiro mot faktura. Som betalningsmottagare anges Nordic Travel i Sverige AB då de administrerar anmälningsavgifterna åt O-Ringen. Betalningsanvisningar återfinns i Bokningsportalen. Efter 1 juni respektive år är betalning online endast möjligt med betalkort (VISA/Mastercard) medan bokningar över mail har 1-2 dagars förfallotid. Rätten att använda bokade tävlingar, produkter, tjänster eller tilläggstjänster medges först när fullständig betalning har erlagts.

3.2 Efter anmälan/bokningen av tävling och full betalning av tävling erlagts mottar du en bokningsbekräftelse till den e-postadress du angivit. Kontrollera att uppgifterna i bokningsbekräftelsen stämmer. Om du inte fått bokningsbekräftelse senast 24 timmar efter gjord bokning eller om någon av uppgifterna i bokningsbekräftelsen inte stämmer ber vi dig kontakta oss på oringen@nordictravel.se eller tel +46 771 49 90 00.

4. BETALNING VIA INTERNET

4.1 För att skydda och kryptera Bokarens kreditkorts-uppgifter vid användning av Bokningsportalen så används krypterad anslutning (SSL).

5. VAD HÄNDER OM ANMÄLAN / BOKNINGEN INTE BETALAS?

5.1 O-Ringen AB förbehåller sig rätten att ta bort bokningar där betalning inte skett efter påminnelse.

6. OM DET HÄNDER DELTAGAREN NÅGOT?

6.1 Allt deltagande i samband med O‑Ringen sker på egen risk. Genom att du med din anmälan godkänner dessa Allmänna Bokningsvillkor godkänner du att du deltar på egen risk i tävlingarna och att O-Ringen därför inte ansvarar för skada som eventuellt åsamkas dig vid deltagande i tävlingarna. O-Ringen ansvarar inte heller för skador som kan uppstå på kläder eller teknisk utrustning som du bär under tävlingarna. O-Ringen ansvarar inte heller för kvarglömda kläder eller annan utrustning.

6.2 O-Ringen AB har tecknat försäkring för oförutsedda händelser som gäller samtliga deltagare, medföljare och publik på O‑Ringenstaden, på tävlingarna eller på väg till/från någon av dessa platser. O-Ringen AB ansvarar inte för skada som deltagare, medföljare eller publik eventuellt åsamkas i samband med arrangemanget. Alla deltagare, medföljare och publik ska följa O-Ringen AB:s anvisningar, även om de utfärdas av tredje part anlitade av O-Ringen AB. Deltagare i O-Ringen ska även följa Svenska Orienteringsförbundets vid var tidpunkt gällande tävlingsregler.

6.3 I samband med anmälan/bokning av tävlingsstart kan avbeställningsskydd köpas från Nordic Travel i Sverige AB, se separat del nedan i dessa bokningsvillkor gällande villkor för avbeställningsskydd.

6.4 I Bokningsportalen går det även att köpa Motionsloppsförsäkring via Folksam, se vidare bestämmelser hos Folksam.

7. VAD GÄLLER OM DELTAGAREN VILL AVBOKA?

7.1 Anmälan till tävling/bokning av tävlingsstart, O-Ringen AB:s produkter, tjänster och tilläggstjänster  i samband med O-Ringen är bindande och erlagd avgift återbetalas inte. Har man köpt avbeställningsskydd eller någon av försäkringarna, se specifika villkor för respektive. Vid sjukdom eller skada kan du eventuellt få ersättning från ditt försäkringsbolag eller hos Folksam om du tecknat motionsloppsförsäkring. Kontakta ditt försäkringsbolag om du vill begära ersättning.

7.2 Idrottsevenemang på en bestämd dag eller under en bestämd tid är undantagna från ångerrätten enligt Lag (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler.

8. VAD GÄLLER OM DELTAGAREN VILL ÄNDRA/ÖVERLÅTA EN PRODUKT/TJÄNST?

Ändring/överlåtelse påkallad av deltagare/bokare

8.1 Ändringar och överlåtelser kan göras till respektive stopptid, läs noga igenom vad som gäller för din produkt/tjänst – kontakta oss gärna vid frågor! Notera att ändringsavgift utgår från 1 maj och vissa fall även innan om ändringen inte görs på egen hand. Det är priset vid ändringstillfället som gäller för den nya produkten/tjänsten och för produkten/tjänsten som ska bytas. Om den nya produkten/tjänsten är dyrare (idag än den tidigare köpta produkten/tjänsten är idag) ska mellanskillnaden erläggas. Där prisskillnad uppstår återbetalas ingen mellanskillnad.

8.2 För överlåtelse av start mellan olika produkter/klassuppsättningar där den nya produkten/klassuppsättningen idag är dyrare än den tidigare är idag ska mellanskillnaden erläggas. Är den nya produkten/tjänsten (idag) billigare än den tidigare produkten/tjänsten är (idag) sker ingen återbetalning. Vid överlåtelse bör du alltså överlåta till någon som vill delta i samma produkt/klassuppsättning (se tabell nedan) som du har köpt eller som vill delta i en billigare produkt/klassuppsättning än du köpt. Vänligen notera att vi inte tillhandahåller någon tjänst/service för att finna personer att överlåta en bokning/start/camping till, utan hänvisar till andra kanaler, tex orienterare.nu eller startplatser.se.

9. ÄNDRINGSAVGIFT

9.1 Fram till 1 maj utgår ingen kostnad för att ändra deltagarinformation (klass, namn etc) på egen hand online eller med hjälp av bokningsservice vad det gäller sådant som inte kan göras på egen hand online (produkt, tävling etc). Ändringar som kan göras på egen hand online (byte av klass, namn etc) kostar alltid 200 kr via bokningsservice. Det utgår ingen ändringsavgift fram till 1 maj för att lägga till produkter i sin bokning.

9.2 1 maj och framåt kostar alla ändringar/överlåtelser som påkallats av deltagaren/Bokaren 200 kr oavsett kanal för ändring (via Bokningsservice, online eller på plats under O-Ringen via Deltagarservice). Ändringsavgiften gäller per bokning och ändringstillfälle oavsett om flera ändringar görs (för en enskild deltagare eller flera deltagare) vid samma enskilda ändringstillfälle. Notera att Bokningsportalen inte registrerar vilken typ av ändringar som görs, varvid en ändringsavgift läggs på även om Bokaren bara utökar bokningen med en ny deltagare (och inte ändrar befintliga deltagares information). Du kan undvika en ändringsavgift i dessa fall genom att skapa en ny bokning för nya deltagare.

9.3 Ändringar och överlåtelse kan göras t.o.m. följande datum under O-Ringen Uppsala 2021

Produkt Stopptid
Elittour 23 Juli 12.00
5-Dagars 25 Juli 21.00
5-Dagars Challengeklass 26 Juli 13.00
3-Dagars Challengeklass 29 Juli 13.00
Etappstart Resp tävlings-dag 13.00
Träningsrace 24 Juli 18.00
Ungdomsstafett 24 juli 21.00

9.4 Ändring/överlåtelse av övriga produkter
Ändring av ej individknutna produkter, tjänster och tilläggstjänster (exempelvis avslutningsfest, Miniknat, barnpassning, parkering och tränings-kartor mm) kan i regel göras till innevarande tävlingsdag kl.13. Överlåtelse av dessa behöver ej ändrings-hanteras då bokningsnummer utgör bekräftelse.

10. VAD GÄLLER OM O-RINGEN VILL ÄNDRA EN PRODUKT/TJÄNST?

Ändring påkallad av O-Ringen AB

10.1 Mellanskillnaden mellan bokad produkt/tjänst och tilldelad produkt/tjänst återbetalas. Här gäller de priser som gällde vid bokningstillfället. Ex på ändring påkallad av O-Ringen AB är vid nedflyttning vid gallring till Elittouren.

10.2 Återbetalning sker under förutsättning att deltagaren/Bokaren har givit O-Ringen AB fullständig återbetalnings-information senast den 31 augusti innevarande år. Betalningsinformation ska skickas till info@oringen.se. Ändringsavgift tas inte ut i de fall O-Ringen AB påkallat ändringen/bytet.

11. VAD GÄLLER OM O-RINGEN MÅSTE STÄLLA IN ELLER FLYTTA TÄVLINGEN?

11.1 O-Ringen förbehåller sig rätten att ställa in eller flytta hela O-Ringen arrangemanget liksom att ställa in eller flytta en eller flera tävlingar eller förändra sträckningar och/eller starttider:

11.1.1 med anledning av omständigheter utanför O-Ringens kontroll, omfattande men inte begränsat till myndighetsåtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, brand, översvämning, annan naturkatastrof eller olyckshändelse av större omfattning, eller

11.1.2 om O-Ringen eller myndighet bedömer att detta är nödvändigt för din och/eller andra deltagares säkerhet eller hälsa, eller

11.1.3 om loppet inte sanktioneras av Svenska Orienteringsförbundet eller om O-Ringen inte beviljas de myndighets-tillstånd som krävs för att tävlingarna ska kunna genomföras.

11.2 O-Ringen har ingen skyldighet att återbetala anmälnings/bokningsavgifter eller att betala skadestånd eller annan kompensation för det fall hela O-Ringen arrangemanget eller en eller flera tävlingar måste ställas in eller flyttas till följd av förändringar enligt punkt 11.1.1- 11.1.3 ovan eller andra extraordinära omständigheter.

11.3 För det fall O-Ringen arrangemanget, del därav eller en eller flera tävlingar ställs in eller flyttas till följd av ovanstående omständigheter 11.1.1 – 11.1.3 eller andra extraordinära omständigheter kan deltagare/Bokaren välja mellan att antingen:

11.3.1 anmälan flyttas med och man behåller sin anmälan till det flyttade arrangemanget, tävlingen och den gjorda betalningen gäller till det flyttade arrangemanget /del arrangemanget, tävlingen eller;

11.3.2 få ett värdebevis motsvarande 100% av betald anmälnings / bokningsavgift som är giltigt i 3 år från utfärdande.

11.3.3 Om deltagaren/Bokaren inte gör något aktivt val senast 30 dagar efter meddelande om flytt kommer anmälan att flyttas enligt 11.3.1.

11.3.4 Då Nordic Travel i Sverige AB endast administrerar betalningarna åt O-Ringen för deras tävlingsprodukter kan krav på återbetalning inte ställas till Nordic Travel i Sverige AB.

12. VAD HÄNDER VID EVENTUELL TVIST

12.1 Eventuella klagomål på köpt/bokad produkt eller tjänst ska framföras till O-Ringen eller deras ombud så snart som möjligt.

12.2 O-Ringen AB kan nås på: info@oringen.seeller på telefonnummer: +46 771 49 90 00.

12.3 Reklamationsrätten är förlorad, om inte O-Ringen eller deras ombud meddelades på plats och fått rimlig tid/chans att lösa problemet. Eventuella anspråk på kompensation skall vara O-Ringen skriftligen tillhanda senast sista augusti året för arrangemanget.

13. VILLKOR VID TECKNAT AVBESTÄLLNINGSSKYDD

13.1 Nordic Travel i Sverige AB erbjuder ett frivilligt avbeställningsskydd för bokningar på Bokningsportalen. Om Bokaren har tecknat ett avbeställningsskydd utgår full återbetalning för den person i resesällskapet som rimligen inte kan nyttja anmälan / bokningen av tävlingsstart på grund av att personen själv eller någon nära anhörig till personen drabbas av akut sjukdom, olycksfall eller dödsfall. Med nära anhörig avses aktuell persons maka, make, barn, barnbarn, syskon, föräldrar, far-, mor- och svärföräldrar, person med vilken den försäkrade sammanbor under äktenskapsliknande förhållande med. Med akut sjukdom menas sjukdom som aktuell person vid bokningen inte visste, kunde eller borde ha vetat skulle uppstå. Skadehändelsen ska styrkas med ett giltigt läkarintyg. Vissa undantag finns för när avbeställningsskyddet inte gäller trots giltigt läkarintyg. Avbeställningsskyddet kan ej bokas för bokningar på fler än 9 personer.

13.2 Följande gäller för att avbeställningsskyddet ska träda i kraft:

13.2.1 Avbeställningsskyddet tecknades i samband med ursprunglig bokning (ej genom ändring)

13.2.2 Avbokning måste ske senast dagen före aktivitetens datum. Vid senare avbokning erhålles ingen återbetalning

13.2.3 Avbeställningsskyddet gäller endast tillsammans med läkarintyg och skickas till NT AB senast fem arbetsdagar efter avbokningen. Läkarintyget skall vara ifyllt av en läkare ansluten till Försäkringskassan och intyget ska vara styrkt med läkarens namn, kontakt telefon och stämpel. Av läkarintyget måste det framgå: undersökningsdatum, undersökningsresultat, samt, vid aktuella fall, att aktuell person inte kan nyttja bokningen pga. undersökningsresultat i fråga.

13.2.4 Vid avbokning mot avbeställningsskydd återbetalas ej avbeställningsskyddet.

13.2.5 Avbeställningsskyddet täcker inte:

13.2.5.1 Akut försämring av existerande sjukdom/kroniskt besvär

13.2.5.2 Undersökning, behandling och/eller inläggning på sjukhus som var planerat innan resan beställdes

13.2.5.3 Planerade operationer och relaterade sjukdomar eller sjukdomstillstånd som uppstår på grund av detta

13.3 Observera: För anmälningsavgift/startavgift gäller avbeställningsskyddet endast för den person som läkarintyget avser. Övriga personers anmälningsavgift/startavgift täcks ej av avbeställningsskyddet.

13.4 Avbeställningsskydd som tecknas vid ändring eller tilläggsköp gäller inte och kommer att återbetalas till kund. Avbeställningsskydd som avbokas vid ändring av bokning återbetalas inte.

13.5 Avbeställningsskyddet är inte återbetalningsbart.

14. PERSONUPPGIFTER

14.1 O-Ringen AB är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in i samband med Bokarens anmälan, bokning och deltagande i O-Ringen. Nordic Travel i Sverige AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som lämnas till avbeställningsskyddet.

14.2 NT AB och O-Ringen AB samlar in och behandlar personuppgifter som du lämnar till oss. Personuppgifter som kommer att behandlas inkluderar, men är inte begränsat till, namn, födelsedatum, kön, adress, e-postadress och telefonnummer. Vi kan även komma att behandla uppgifter som registreras i samband med beställning, t ex ålder, önskemål om specialkost.

14.3 Resultat kopplade till ditt deltagande på O-Ringen sparas. Personuppgifterna lämnar du själv i samband med beställning av arrangemang, skapande av konton eller andra tjänster på webben eller per telefon.

15ÄNDAMÅL MED PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGEN

15.1 O-Ringen AB kommer att behandla personuppgifter om bokade personer för att kunna fullgöra våra åtaganden mot deltagaren och andra deltagare i samband med O-Ringen samt att tillhandahålla de tjänster och/eller produkter som deltagaren har beställt. Behandling av personuppgifter kan även komma att ske för att O-Ringen AB ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser för bland annat gällande säkerhet.

15.2 O-Ringen AB kan nås på: info@oringen.se eller på telefonnummer: +46 771 49 90 00. Nordic Travel i Sverige AB kan nås på: oringen@nordictravel.se eller på telefonnummer: +46 (0)8 – 409 06 408.

15.3 Notera gärna att det är frivilligt att lämna dina personuppgifter men i många fall kan vi inte tillhandahålla dig den tjänst och/eller produkt du beställt om du inte lämnar dina personuppgifter.

15.4 Behandling av dina personuppgifter kan även komma att ske för att vi skall kunna uppfylla förpliktelser enligt bokföringslaglagen och andra lagar och myndighetsförordningar, t ex gällande säkerhet. Behandlingen kan även innefatta uppgifter om kontakter mellan dig och NT AB, t ex noteringar om frågor och klagomål.

15.5  Utöver ovan angivna ändamål kan dina personuppgifter komma att användas för O-Ringens marknads- och kundanalyser, riskhantering och statistik för att kunna ge dig ett bättre reseerbjudande och bättre service. O-Ringen kan, om du inte skriftligen har motsatt dig direkt marknadsföring, även komma att använda dina personuppgifter för att tillhandahålla olika erbjudanden om tjänster och/eller produkter från O-Ringen. Du kan när som helst avregistrera dig från att motta sådana erbjudanden vid varje marknadsföringsmeddelande. För att kunna koppla deltagare mot rankinglistor såsom exempelvis Sverigelistan görs en koppling mot Svensk Orienterings system Eventor för de deltagare som har inloggning i Eventor. För dessa sparas då även Eventor-ID samt födelsedatum. Uppgifter såsom namn, kön, födelseår, ort, föreningstillhörighet och resultat, såväl som fotografier och TV-inspelningar i vilka bokade personer förekommer, kommer att kunna publiceras på TV, internet och i tidningar och användas i O-Ringens verksamhet. För avbeställningsskydd samlas personuppgifterna in i syfte att behandla ett ärende om återbetalning av anmälningsavgift/startavgift. Anställd inom NT AB som arbetar inom callcenterdelen och som behöver ta del av läkarintyget för att kunna göra en återbetalning kommer att ta del av detta. Läkarintyget kommer endast att sparas under den tid som ett ärende om återbetalning hanteras därefter gallras det. Personuppgifterna kommer inte att överföras till tredje land.

16. LAGRING AV PERSONUPPGIFTER

16.1 Personuppgifterna kommer att sparas för bokföringsändamål under en period om sju (7) år. Om samtycke ges för att kunna följa upp och utveckla O-Ringen även kommande år sparas uppgifter fem (5) år. Samtycke till nyhetsbrev och tidning gäller som tillsvidareprenumeration till dess att det återkallas. Uppgifter relaterade till tecknande av Motionsloppsförsäkring samt information om hälsotillstånd som rör behov av karta med särskilt tryck eller stöd sparas inte efter tävlingen för annat än bokföringsändamål. Personuppgifter såsom namn, klubb och resultat (starttider, stämplingstider, placeringar osv) sparas för statistiska ändamål och finns sökbart via internet. För de deltagare som kunnat kopplas mot Eventor sparas även Eventor-ID och födelsedatum, resultat finns då sökbara även i andra system inom svensk orientering med koppling till Eventor.

16.2 Läs mer om hur Nordic Travel i Sverige AB hanterar, behandlar och lagrar personuppgifter i NTs integritets-policy: https://nordictravel.se/integritetspolicy/

17. VILKA SOM KAN KOMMA ATT BEHANDLA PERSONUPPGIFTERNA

17.1 Anställda i O-Ringen AB samt funktionärer som arbetar i samband med O-Ringen kan komma att behandla personuppgifterna. Dina personuppgifter kommer även att behandlas av Nordic Travel i Sverige AB. Dina personuppgifter kommer att behandlas av NT- koncernens samarbetspartners inom besöksnäringen tex hotell, lokala samarbetspartners samt av NT-koncernens anlitande leverantörer av administrativa tjänster samt systemtjänster. Personuppgifterna kommer inte att överföras till tredje land. Bokaren vars personuppgifter har registrerats har rätt att begära ut registerutdrag för att få information om vilka personuppgifter O-Ringen AB och Nordic Travel i Sverige AB behandlar. Bokaren har även rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter och rätt att få personuppgifterna raderade. Bokaren har rätt till blockering av behandling samt rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter. För att O-Ringen AB och Nordic Travel i Sverige AB ska kunna fullgöra ett ingånget avtal om deltagande i O-Ringen eller annan bokad produkt/tjänst/avbeställningsskydd behöver den Bokades personuppgifter behandlas. Vid eventuell blockering av behandling från Bokarens sida där O-Ringen och NT inte kan fullgöra ingånget avtal sker ingen återbetalning. Bokaren har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.